Whistleblower

Rapporteringssystem

Vi uppmuntrar alla kunder, leverantörer, distributörer, konsulter och andra som gör affärer med oss, såväl som våra egna anställda, att ta upp eventuella problem om oetiskt beteende, olagligt beteende eller brott mot våra policyer (t.ex. Royal Unibrews affärsetiska policy eller uppförandekod för leverantörer) så att vi kan vidta nödvändiga åtgärder för att undvika sådant beteende.
Varje överträdelseanmälan är viktig, och med din hjälp kan vi säkerställa vår integritet och tillförlitlighet och därmed också vår framgång.

Visselblåsarsystemet får inte användas för att göra falska anklagelser mot andra, och sammantaget får avsiktligt osann information inte rapporteras. Besök vår visselblåsarpolicy för mer information och instruktioner.

För att underlätta öppen kommunikation tillhandahåller visselblåsarportalen en anonym rapporteringsmekanism. Vi rekommenderar dock att du anger ditt namn i rapporten. Oavsett om du anger ditt namn eller inte, vänligen öppna en säker inkorg. Det gör det säkrare och enklare för oss att kommunicera. Du hittar mer information om Säker inkorg och om Anonymitet nedan.

Alla rapporter är strikt konfidentiella. Du hittar mer information om detta i menyavsnittet "Integritetspolicy" ovan.

Vad kan rapporteras?

Visselblåsarrapporteringssystemet kan användas av vem som helst för att rapportera oro, misstankar eller kunskap om olagligt eller oetiskt beteende , till exempel:

Olaglig verksamhet (t.ex. brott mot konkurrenslagar, dataskyddslagar, lagar om marknadsföringsmetoder etc.);
Ekonomisk brottslighet (t.ex. bedrägeri, kreditkortsbedrägeri etc.) eller värdepappersbedrägeri (insiderhandel, bankbedrägeri, penningtvätt, förfalskning etc.);
Mutor eller korruption (t.ex. intressekonflikter, mutor, överdriven sponsring eller donationer, överdrivna gåvor eller olagliga underlättande betalningar etc.);
Brott mot miljöbestämmelser och föroreningshändelser och brott mot bestämmelser om livsmedelssäkerhet och livsmedelskvalitet.
Bristande efterlevnad inom hälsa och säkerhet på arbetsplatsen.
Våld, sexuella trakasserier, övergrepp, diskriminering; och
Brott mot eller bristande efterlevnad av våra policyer eller uttalanden, inklusive men inte begränsat till Royal Unibrews affärsetiska policy, uppförandekod för leverantörer etc.
Brott mot mänskliga rättigheter (t.ex. användning av barnarbete, slaveri etc.)
Andra aktiviteter som på annat sätt utgör olämpligt beteende (t.ex. diskriminerande metoder, brott mot handelssanktioner etc.).

Använd inte visselblåsarportalen för att:

Rapportera händelser som innebär ett omedelbart hot mot liv eller egendom eller på annat sätt kräver omedelbara åtgärder, t.ex. betydande utrustningshaverier, naturkatastrofer eller terrorattacker. Om du behöver akut hjälp, vänligen kontakta relevanta lokala myndigheter.
Rapportera rutinmässiga anställningsproblem såsom missnöje med anställningsvillkor, löner, arbetsplatsfrågor, prestationer etc. som bör tas upp med din närmaste chef eller HR.
Personliga tvister
Kom med anklagelser som du vet är falska. Om du gör det kan det leda till (disciplinära) åtgärder.

Säker postlåda

När du skapar en postlåda, tilldelas du ett ärendenummer, och du väljer ett lösenord. Du använder dessa när du loggar in på postlådan för att se om det finns några frågor till dig. All kommunikation är naturligtvis anonymt om du vill. Om du glömmer en av dina autentiseringsuppgifter (Ärendenummer / Lösenord) måste du skicka in en ny rapport. Av säkerhetsskäl och för att skydda din anonymitet kan vi inte återställa dem.

Om anonymitet

Visselblåsarportalen kan användas utan att lämna några personuppgifter och du kan välja att vara anonym i vilket fall inga personuppgifter kommer att behandlas.

När du skapar en rapport och öppnar en säker inkorg kan du välja om du vill vara anonym eller inte. Det är möjligt att föra en dialog med handläggaren via den säkra inkorgen och vara anonym. Utredaren kommer endast att få ditt rapport-ID-nummer, som kan användas för att kommunicera anonymt under utredningen.

För att säkerställa din anonymitet måste du göra följande:

Ta inte med dina egna personuppgifter i rapporten.
Om möjligt, rapportera inte från en dator/bärbar dator som din arbetsgivare tillhandahåller.
Använd inte en dator/laptop som är ansluten till företagets nätverk/intranät.
Få tillgång till rapporteringssystemet direkt genom att kopiera eller skriva URL-adressen i en webbläsare i stället för att klicka på en länk.

Om den säkra postlådan

När du skickar en rapport måste du öppna en säker inkorg i visselblåsarportalen. Detta för att se till att vår handläggare kan kontakta dig eftersom vi kanske inte kan utreda ärendet utan ytterligare information från dig.

När du skapar en inkorg får du ett ärende-ID och du väljer ett lösenord. Du kommer att använda ärende-ID och lösenord för att logga in i inkorgen för att se om du har fått några frågor eller svar.

Du kan välja att vara anonym när du skapar en säker inkorg. I sådana fall kommer ärendehanteraren endast att få ärende-ID och innehållet i rapporten. All kommunikation med oss är anonym om du så önskar.

Whistleblower policy

Införandet

Royal Unibrew-koncernen under Royal Unibrew A/S i Danmark har åtagit sig att bedriva sin verksamhet på ett ansvarsfullt sätt med integritet, ärlighet och transparens.

Denna policy syftar till att främja en kultur av öppenhet, ansvarsskyldighet och integritet inom vår inflytandesfär. Vi uppmuntrar alla kunder, leverantörer, distributörer, konsulter och andra som gör affärer med oss, såväl som våra egna anställda, att ta upp eventuella problem om oetiskt beteende, olagligt beteende eller brott mot våra policyer (t.ex. vår affärsetiska policy eller uppförandekod för leverantörer) så att vi kan vidta nödvändiga åtgärder för att undvika sådant beteende.

När vi hänvisar till "vi", "oss" eller "vår" i denna policy hänvisar vi till alla relevanta koncernföretag i Royal Unibrew-koncernen. Du hittar en lista över alla Royal Unibrews företag och platser här:

https://www.royalunibrew.com/about-us/company-structure

Rapporter som görs i visselblåsarportalen hanteras och utreds av Royal Unibrew Groups huvudkontor (Royal Unibrew A/S) med säte i Danmark.

Vi kommer att vidta nödvändiga åtgärder för att åtgärda eventuella rapporterade och styrkta missförhållanden.

Förfarande för rapportering

Anmälan av oro, misstanke eller kännedom om oetiskt beteende, olagligt beteende eller brott mot våra policyer kan göras via visselblåsarportalen:

https://royalunibrew.whistleblowernetwork.net

Om våra anställda har misstanke om eller kunskap om olagligt eller oetiskt beteende uppmuntrar vi dem att prata med sin chef, HR-representanten eller den juridiska avdelningen.

Anonymitet

För att underlätta öppen kommunikation tillhandahåller visselblåsarportalen en anonym rapporteringsmekanism. Anonyma rapporter bör vara tillräckligt detaljerade för att möjliggöra en grundlig utredning. Du hittar mer om anonym rapportering i visselblåsarportalen.

Det är möjligt att föra en dialog med utredaren och vara anonym. Eventuell efterföljande dialog är 100 % anonym och baseras enbart på visselblåsarens vilja att svara på utredarens frågor. Utredaren kommer endast att få ditt rapport-ID-nummer, som kan användas för att kommunicera anonymt under utredningen.

Om visselblåsaren väljer att inte vara anonym kommer vi att respektera visselblåsarens önskan om att vara anonym i den mån det är möjligt. Om visselblåsaren har valt att inte vara anonym, och utredningen av de rapporterade uppgifterna leder till en brottsutredning av polismyndigheten, kan visselblåsaren dock kallas in som vittne.

Vem utreder anmälningar?

När en rapport tas emot görs en preliminär utredning av koncernens chefsjurist och direktör för Group Treasury and Finance, med säte i Royal Unibrew Groups huvudkontor i Danmark.

Om rapporten avser styrelseledamöter eller koncernledningen i Royal Unibrew Group är revisionsutskottets ordförande engagerad i förundersökningen.

Hur undersöks rapporterna?

Om rapporten inte omfattas eller visar sig vara uppenbart ogrundad raderas den omedelbart från systemet och den som lämnat in rapporten informeras om möjligt.
Om rapporten är underbyggd kommer ytterligare undersökningar att göras. Rapporten utreds av en intern utredningsgrupp – i nära dialog med visselblåsaren (om det behövs och är möjligt). Externa konsulter som revisorer eller advokater kan komma att involveras i utredningen. Om ett brott har begåtts kan polismyndigheterna kopplas in.

Någon gång under utredningsprocessen är det obligatoriskt att informera de anmälda personerna om anklagelserna. Denna underrättelse kommer endast att göras när det inte finns någon risk för att den eller de anmälda personerna kan hindra utredningen och/eller insamlingen av bevis.

Visselblåsarrapporten raderas från systemet när den inte längre behöver lagras. Alla rapporter behandlas konfidentiellt.

Skydd av visselblåsaren

All rapportering måste ske i god tro. Rapporter som lämnas in i god tro är skyddade mot alla former av repressalier. Detta gäller även om misstanken visar sig vara obefogad. Om en visselblåsare anser sig ha blivit utsatt för repressalier ska detta rapporteras via visselblåsarsystemet. Alla anställda som befinns ägna sig åt repressalier kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning av anställningen.

Anmälningar som innehåller medvetet falska anklagelser får aldrig lämnas in. Personer som medvetet gör falska rapporter eller på annat sätt missbrukar systemet kommer att drabbas av disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning av anställning eller andra avtalsförhållanden.

Dataskydd

Visselblåsarsystemet drivs och underhålls av EQS Group AG, som är ett oberoende IT- och compliance-företag. EQS Group AG kan inte läsa rapporterna eftersom de är krypterade med en krypteringsnyckel som EQS Group AG inte har tillgång till.

EQS Group AG har vidtagit nödvändiga tekniska och organisatoriska åtgärder för att förhindra att personuppgifter oavsiktligt eller olagligt förstörs, förloras eller skadas och för att förhindra obehörigt avslöjande eller missbruk av personuppgifterna. Visselblåsarsystemet uppfyller de strängaste kraven på IT-säkerhet. Varje år inhämtas en revisionsrapport från en oberoende revisor som visar att GDPR följs. En kopia av revisionsberättelsen kan laddas ner här: https://www.eqs.com/

Kommunikation och årlig översyn

Denna visselblåsarpolicy har antagits av styrelsen för Royal Unibrew Group och gäller för alla företag i Royal Unibrew Group.

Denna policy och möjligheten att använda vår visselblåsarportal kommer att kommuniceras online på alla våra företagswebbplatser och kommuniceras internt till alla anställda för att uppmuntra anställda och affärspartners att säga ifrån.

Denna policy kommer att ses över årligen för att säkerställa dess effektivitet och överensstämmelse med tillämpliga lagar och förordningar. Eventuella nödvändiga uppdateringar eller revideringar kommer att göras i enlighet med detta.